Hệ thống thỏa thuận hiện đại
Giống như CRM, HCM và ERP, Hệ thống thỏa thuận là giải pháp được xây dựng với mục đích quản lý dữ liệu và thúc đẩy quy trình công việc trong các lĩnh vực tương ứng của doanh nghiệp, cá nhân. Mỗi hệ thống thỏa thuận hiện đại cần có giải pháp xây dựng theo mục đích riêng. Giải pháp này phải đóng vai trò là trung tâm để phối hợp và kết nối với tất cả các hệ thống và quy trình khác để cung cấp, hỗ trợ hoặc thực thi các thỏa thuận, bao gồm cả CRM, HCM và các hệ thống ERP. Tới thời điểm hiện tại, công nghệ cho một giải pháp như vậy là có thật. Nó bao gồm các hoạt động Chuẩn bị, Ký, Thực thi và Quản lý các giai đoạn.
| Chuẩn bị | Ký |
| Những hoạt động này là tạo ra một thỏa thuận sẵn sàng để ký kết. Ví dụ: Tạo một tài liệu trong một ứng dụng như Microsoft Word hoặc Google Docs, sau đó dễ dàng chuyển tài liệu thành một quy trình thỏa thuận. Cung cấp các mẫu thỏa thuận được ngành phê duyệt, như những yêu cầu của hiệp hội bất động sản khu vực. Kéo dữ liệu từ các hệ thống ghi lại như CRM, HCM và ERP để tự động điền vào các phần của thỏa thuận, chẳng hạn như khách hàng, sản phẩm và thông tin giá cả. Tự động tạo thỏa thuận với các điều khoản tự động cấu hình dựa trên, ví dụ, người ký tên khu vực địa lý. Với trải nghiệm giống như thuật sĩ, hãy hướng dẫn người ký cung cấp thông tin cần thiết để tự động tạo thỏa thuận tùy chỉnh theo nhu cầu của anh ấy hoặc cô ấy, chẳng hạn như cho đơn xin vay tiền. Cho phép nhiều bên xem xét, sắp xếp lại và cộng tác về dự thảo thỏa thuận, vì vậy các ý kiến được theo dõi và thỏa thuận được phiên bản theo cách có thể kiểm toán được | Những hoạt động này là việc lấy chữ ký thực hiện một cách hợp pháp. Ví dụ: Định tuyến thỏa thuận cho nhiều bên với các vai trò khác nhau, như người đánh giá, người phê duyệt và người ký. Đối với người ký, một số chỉ có thể đăng nhập theo thứ tự nhất định, và những người khác có thể ký song song. Xác định mỗi người ký với một phương pháp phù hợp với loại thỏa thuận và luật khu vực. Đây có thể từ một xác thực email đơn giản đến người ký tên giới thiệu một tài liệu chính thức qua video hội nghị. Theo dõi trạng thái của từng người tham gia Quá trình, vì vậy, rõ ràng ai vẫn cần phải làm gì. Xác nhận quá trình ký và hoàn thành thỏa thuận, bao gồm một hồ sơ chi tiết về ai đã làm gì, làm thế nào để chúng được xác thực và các thông tin theo ngữ cảnh. |
| Thực thi | Quản lý |
| Những hoạt động này là việc thực hiện thỏa thuận đã ký và các điều kiện. Ví dụ: Nếu thỏa thuận yêu cầu thanh toán, tự động chuyển số tiền vào hệ thống thanh toán hoặc tốt hơn là thu thập việc thanh toán như là một phần của quá trình ký kết. Nếu người ký đã cung cấp thông tin mới hoặc cập nhật như một phần của quy trình, tự động chuyển thông tin trở lại hệ thống hồ sơ liên quan, ví dụ như một hệ thống CRM. Kích hoạt các quy trình khác dựa trên thỏa thuận hoàn thành, chẳng hạn như để cung cấp một tài khoản cho một khách hàng mới. | Những hoạt động này là về quản lý thỏa thuận sau khi chúng được hoàn thành. Ví dụ: Giữ lại các thỏa thuận một cách an toàn ở một nơi tập trung, hoặc duy trì quyền truy cập tập trung vào các thỏa thuận cư trú trên các kho khác nhau. Thỏa thuận tìm kiếm dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, bao gồm tìm kiếm khái niệm AI-điều khiển. Báo cáo hoàn thành thỏa thuận, thời gian quay vòng, và nhiều xu hướng khác. Phân tích các thỏa thuận mệnh đề về rủi ro và những cơ hội. Những khả năng này không phải là tương lai. Một hệ thống hiện đại hóa thỏa thuận có thể cho phép họ ngày hôm nay. Kết quả là giảm thời gian, chi phí và rủi ro, cũng như tăng cường kinh nghiệm của khách hàng và nhân viên. |
Đội ngũ bán hàng
Một ví dụ tuyệt vời về một công ty vận hành một hệ thống thỏa thuận hiện đại là Salesforce, một trong những công ty phần mềm hàng đầu thế giới. Trước đây, Salesforce đã gửi lại hợp đồng qua email và thư bưu chính, nhận được các thỏa thuận hoàn thành trong trung bình hai ngày. Sau khi hợp đồng được hoàn thành, nhóm Hoạt động bán hàng phải theo dõi với khách hàng để lấy số Đơn đặt hàng (PO) để lập hóa đơn. Chỉ khi quá trình đó hoàn thành, khách hàng sẽ được cung cấp. Sử dụng Thỏa thuận chữ ký số, Salesforce hiện tạo và tự động điền các thỏa thuận với dữ liệu từ bất kỳ bản ghi Salesforce CRM nào, sau đó gửi thỏa thuận cho chữ ký, tất cả trực tiếp từ trong ứng dụng Salesforce. Khách hàng nhập số PO trong quá trình ký, sau đó số PO được ghi lại vào bản ghi Salesforce CRM. Một phiên bản mới của phần mềm Salesforce, sau đó được cung cấp tự động cho khách hàng. Với hệ thống thỏa thuận được hiện đại hóa, hơn 90% hợp đồng Salesforce được hoàn thành trong cùng một ngày và 71% trong vòng một giờ. Tiết kiệm thời gian lớn này có nghĩa là trải nghiệm khách hàng và nhân viên tốt hơn và ghi nhận doanh thu nhanh hơn. Đồng thời, có một khoản tiết kiệm chi phí lớn do tiết kiệm công việc thủ công. Ngoài việc sử dụng hệ thống thỏa thuận cho hàng ngàn đại diện bán hàng của mình, Salesforce còn triển khai Thỏa thuận Chữ ký số để sử dụng cho Nhân sự, Mua hàng / Mua sắm và các bộ phận khác.
Dùng thử tại: https://sign.sprogroup.com